Willkommen bei APIUP

Ihr Partner für innovative API-Lösungen

Bei APIUP glauben wir fest an die Kraft digitaler Schnittstellen, die Unternehmen effizienter und wettbewerbsfähiger machen.

Unsere Mission ist es, maßgeschneiderte API-Lösungen zu entwickeln, die Unternehmen helfen, Daten, Systeme und Services nahtlos miteinander zu verbinden. Egal, ob Sie Ihr Geschäft skalieren, digitale Prozesse automatisieren oder neue Services integrieren möchten – APIUP ist Ihr verlässlicher Partner auf dem Weg in die digitale Zukunft.

Vorteile

Warum APIUP?

  • Spart Zeit durch automatische Rechnungsstellung & Datensynchronisation
  • Minimiert manuelle Fehler und doppelte Datenerfassung
  • Unterstützt mehrere Buchhaltungsplattformen
  • DSGVO-konform & auf deutschen Servern gehostet
  • Einfache Einrichtung, 7 Tage kostenlos testen, monatlich kündbar

Produkte

Schnittstellen

APIUP ist eine Middleware, die eine automatisierte Verbindung zwischen HubSpot und gängigen Buchhaltungssystemen wie lexware office, sevDesk, bexio und Qonto herstellt. Wird ein Deal in HubSpot als „Closed Won“ markiert, erstellt APIUP automatisch ein Angebot bzw. eine Rechnung im verbundenen Buchhaltungssystem und synchronisiert die zugehörigen Kontaktdaten. Ziel ist es, manuelle Arbeit zu reduzieren und Übertragungsfehler zu vermeiden.
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Produkte

Funktionsübersicht und Preismodelle

Paketname Beschreibung Enthaltene Funktionen
Buchhaltung & Rechnung Automatische Rechnungserstellung im Buchhaltungstool Ihrer Wahl bei erfolgreich abgeschlossenen Deals in HubSpot. • Verbindung zu Lexware, sevDesk, bexio, Qonto etc.
• Vollautomatische Rechnungserzeugung bei „Closed Won“-Deals
Vertrieb & Kontakt Automatische Synchronisation von ALLEN Datensätzen (Kontakte und Unternehmen) zwischen HubSpot und Buchhaltungssystem. • Bidirektionale Kontaktsynchronisation
• Synchronisierung von Unternehmensdaten
• Automatische Erstellung, Änderung und Löschung von Datensätzen

Buchhaltung & Rechnung

Sobald ein Deal in HubSpot den Status „Abgeschlossen und gewonnen“ (Closed Won) erreicht, erstellt APIUP automatisch eine Rechnung im angebundenen Buchhaltungssystem (z. B. Lexware, sevDesk, bexio, Qonto). Dabei werden relevante Informationen wie Kundendaten, Deal-Betrag und Positionen übernommen. Die Rechnung kann – je nach System – direkt als PDF generiert und an den Kunden versendet werden. So sparen Sie Zeit und vermeiden manuelle Übertragungsfehler.

Vertrieb & Kontakt

APIUP synchronisiert Kontakte und Unternehmen automatisch zwischen Ihrem HubSpot-Konto und Ihrem Buchhaltungssystem (z. B. Lexware Office). Dabei werden neue Datensätze erstellt, bestehende aktualisiert oder je nach Einstellung auch gelöscht. Die Synchronisation erfolgt bidirektional, d. h. Änderungen in HubSpot und in der Buchhaltungssoftware werden jeweils übernommen und abgeglichen.

Für die Zuordnung prüft APIUP, ob bereits ein passender Kontakt existiert. Dabei wird nach identischem Vor- und Nachnamen sowie bei Unternehmen nach dem Firmennamen gesucht. Stimmen diese Daten überein, wird der vorhandene Datensatz aktualisiert, andernfalls wird ein neuer Kontakt angelegt.

FAQ

Um die APIUP-App mit HubSpot zu nutzen, benötigen Sie:
  1. Einen aktiven HubSpot-Account mit Administratorrechten
  2. Einen APIUP-Account (https://app.apiup.de)
  3. Eine unterstützte Buchhaltungssoftware (z.B. Lexware Office, sevDesk, bexio oder Qonto)
  4. Internetverbindung sowie einen aktuellen Webbrowser (Chrome, Firefox, Edge oder Safari)
APIUP verwendet das OAuth 2.0-Verfahren zur Verbindung mit HubSpot.

  1. Öffnen Sie den HubSpot App Marketplace und suchen Sie nach „APIUP“.
  2. Klicken Sie auf „App installieren“.
  3. Sie werden zu HubSpot weitergeleitet und aufgefordert, sich einzuloggen (falls nicht bereits geschehen).
  4. HubSpot zeigt eine Liste von Berechtigungen (Scopes), die APIUP benötigt. Bitte bestätigen Sie diese.
  5. Nach Genehmigung werden Sie zu Ihrem APIUP-Account weitergeleitet.
  6. Falls Sie noch kein APIUP-Konto haben, können Sie sich kostenlos registrieren.
  7. APIUP stellt automatisch die Verbindung zu Ihrem HubSpot-Account her und zeigt einen Einrichtungsdialog.
Screenshot der OAuth-Berechtigungsseite und der APIUP-Weiterleitung

Nach der erfolgreichen Verbindung mit Ihrem HubSpot-Konto erfolgt die Einrichtung der gewünschten Automatisierung direkt in Ihrem APIUP-Account.
  1. Melden Sie sich bei https://app.apiup.de an.
  2. Wählen Sie im Dashboard den Menüpunkt „Verbindung herstellen“.
  3. Wählen Sie aus den verfügbaren Automatisierungspaketen:
  4. „Automatische Rechnungserstellung im Buchhaltungstool Ihrer Wahl bei erfolgreich abgeschlossenen Deals in HubSpot“
    → In einem weiteren Schritt wählen Sie das gewünschte Buchhaltungsprogramm (z.B. Lexware Office, sevDesk, bexio, Qonto) und stellen die Verbindung her.

    „Automatische Synchronisation von Datensätzen (Kontakte und Unternehmen)“
    → Dieses Paket ermöglicht den automatischen Abgleich von Kontakten und Firmen zwischen HubSpot und z.B. Lexware Office. Datensätze können dabei bidirektional erstellt, aktualisiert oder gelöscht werden.
  5. Wählen Sie ein passendes Paket aus. Jedes Paket kann 7 Tage kostenlos getestet werden.
  6. Nach Ablauf der Testphase beginnt ein kostenpflichtiges, monatlich kündbares Abonnement.
  7. Bestätigen Sie Ihre Buchung - Ihre Automatisierung ist nun aktiv.
Hinweis: Sie können mehrere Pakete parallel aktivieren und konfigurieren.

Nach erfolgreicher Konfiguration läuft die APIUP-Automatisierung im Hintergrund und arbeitet mit Ihrem HubSpot-Konto sowie dem verbundenen Buchhaltungssystem zusammen. Beispiele für typische Anwendungsfälle:
  • Ein Deal in HubSpot erreicht den Status „Abgeschlossen und gewonnen“ → automatisch wird eine Rechnung im Buchhaltungstool erstellt.
  • Ein neuer Kontakt wird in HubSpot erstellt → automatisch wird dieser Kontakt auch in Lexware Office angelegt.
  • Änderungen an Kontakten oder Unternehmen werden bidirektional zwischen HubSpot und dem angebundenen System synchronisiert.

Um die Verbindung zwischen APIUP und HubSpot zu beenden, gehen Sie wie folgt vor:
  1. Melden Sie sich bei https://app.apiup.de an.
  2. Navigieren Sie zum Menüpunkt „Übersicht“.
  3. Löschen Sie die aktive Verbindung zur HubSpot-Integration.
Optional können Sie die App auch direkt in HubSpot entfernen:
  1. Loggen Sie sich in HubSpot ein.
  2. Gehen Sie zu Einstellungen → Integrationen → Verknüpfte Apps.
  3. Wählen Sie „APIUP“ und klicken Sie auf „Entfernen“.
Hinweis: Durch das Entfernen der Verbindung werden keine bestehenden Daten in HubSpot oder Ihrem Buchhaltungssystem gelöscht.

Weitere Informationen zur Deinstallation von Apps in HubSpot finden Sie hier:
https://knowledge.hubspot.com/integrations/connect-apps-to-hubspot#uninstall-an-app

Bei Fragen zur Einrichtung, Nutzung oder Fehlerbehebung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung:

Technischer Support: tech@apiup.de
Website: https://apiup.de
Hilfe & Dokumentation: https://apiup.de/hilfe-doku
Support-Anfragen: https://apiup.de/anfragen
Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB): https://apiup.de/agb
Datenschutzerklärung: https://apiup.de/datenschutz

E-Mail-Adressen sind grundsätzlich sehr gut geeignet, um eine Person oder ein Unternehmen eindeutig zu identifizieren. In der Praxis hat sich jedoch gezeigt, dass E-Mail-Adressen in vielen Datenbanken kein Pflichtfeld sind und häufig fehlen – insbesondere bei älteren Datensätzen oder Importen aus Drittsystemen.

Aus diesem Grund verwendet APIUP für die Kontaktsynchronisation standardmäßig den Abgleich von Vor- und Nachnamen sowie – sofern vorhanden – den Firmennamen. Dieses Vorgehen ermöglicht eine zuverlässige Zuordnung, auch wenn keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

APIUP weist ausdrücklich darauf hin, dass im verbundenen HubSpot-Konto keine weiteren aktiv genutzten Kontakt-Management-Apps wie z. B. iCloud installiert sein sollten. Solche Apps greifen auf dieselben technischen Ereignisse zurück (z. B. CreateHubspotContact, UpdateHubspotContact) und können dadurch unerwartete Komplikationen verursachen, etwa doppelte Kontakte, fehlerhafte Überschreibungen oder blockierte Synchronisierungen.

Für eine saubere und konfliktfreie Kontaktsynchronisation sollte APIUP die alleinige Schnittstelle für Kontaktmanagement in HubSpot sein.